5 greseli frecvent intalnite la organizatorii de evenimente

Organizati un eveniment? Daca da, acest articol este pentru tine.

Indiferent daca organizati un eveniment mic sau o conferinta , o nunta sau o petrecere aniversara, trebuie sa fiti constienti de unele dintre greselile comune pe care le fac planificatorii evenimentelor.

Desi am mai scris aici (va veni un link) un articol despre securitatea evenimentelor, acum vom incerca sa enumeram greseli care nu pot afecta neaparat securitatea dar sunt bine sa le luati in calcul spre a le evita.

 

Calculul gresit al timpului.

Pentru a pregati temeinic un eveniment este nevoie de timp. De fapt, de cele mai multe ori dureaza mult mai mult decat ai crezut initial. Este important ca totul sa fie gata inainte ca primii oaspeti sa soseasca.

Cea mai buna modalitate pentru a evita intrarea in criza de timp este sa va alocati mult mai mult timp decat credeti ca aveti nevoie. Mai bine terminati totul cu mult inainte de a sosi primi invitati decat pe ultima suta de metri. Cea mai buna practica este aceea prin care terminati tot ce tine de organizare cu cel putin o ora inainte de inceperea evenimentului.

Calculul gresit al spatiului

La aceasta greseala sunt predispusi cei care organizeaza evenimente publice, cu bilete sau cu public larg, in special concerte, spectacole de tot soiul, etc. Dar ce va faceti daca nu va incap toti cei care sosesc. Daca va fi aglomeratie mare si imbulzeala nimeni nu se va simti bine.

Pentru a evita acest lucru, atunci cand incepeti sa planificati evenimentul incepeti prin a va forma o idee cat mai clara asupra numarului de participanti. De asemenea luati-va o marja de eroare cu locurile. Anuntati mai putine decat sunt in realitate

 

Nu reusesc sa puna la punct un plan de securitate in caz de urgenta.

Sunt putini organizatorii de evenimente care iau in calcul si pericolul. Unii totusi aleg sa isi faca in fuga un plan, ca sa fie, nicidecum crezand ca vor fi pusi in situatia de a-l aplica. Din pacate, legile lui Murphy se dovedesc adesea adevarate.

Pentru a evita acest lucru incercati sa luati in calcul absolut toate datele. Daca e sa se intample ceva rau, pana si cel mai sigur lucru cedeaza. Asadar fiti cu bagare de seama la orice. Si alcatuiti-va cel putin doua planuri de urgenta.

 

Organizatori prea putini

 

Se spune ca multe maini fac munca mai usoara. Acest lucru se aplica si cand vine vorba de desfasurarea unui eveniment. Daca numarul celor care ajuta la realizarea evenimentului sau numarul personalului calificat este prea mic, riscati ca tot evenimentul sa ia o intorsatura urata.

 

Alegerea unei date proaste

Evenimentul dumneavoastra trebuie sa fie intr-o zi care sa functioneze pentru toata lumea nu doar pentru organizatori. Dupa o planificare indelungata, o participare scazuta poate sa fie devastatoare si descurajatoare. Daca alegeti o data nepotrivita , exact asta se va intampla.

Uitati-va bine la calendar. Asigurati-va ca in data aleasa de dumneavoastra nu mai sunt evenimente similare. La nivel local sau national se poate intampla altceva in ziua respectiva si care poate avea impact asupra participarii, de ex. o sarbatoare nationala, una religioasa, un meci important sau, de ce nu, finala de la “Romanii au talent”. Daca evenimentul se va desfasura intr-o zi de miercuri, va asiguram ca nu veti avea foarte multi participanti.

 

Acestea sunt doar cateva dintre greselile la care ne-am gandit si pe care vi le-am prezentat pentru ca dumneavoastra, organizatorii de evenimente sa nu le faceti. Va asiguram ca de paza si securitatea unui eveniment ne putem ocupa noi pana in cele mai mici detalii.